La DPAE ? On fait comment ?

Si tu es ici, c’est qu’une question te trotte dans la tête : C’est quoi la DPAE ?
Alors je vais t’expliquer simplement.

Quand une entreprise embauche, elle doit respecter un certain nombre de formalités et de procédures extérieure à son propre fonctionnement.

L’objectif de ces formalités est simple : que toutes les entreprises donnent les mêmes informations de la même manière.
A l’époque où les documents étaient gérés par des humains, c’était une solution pour gagner du temps pour la saisie manuelle (ou manuscrite) des données.

Aujourd’hui ces formalités se font en ligne.
Même si la machine est beaucoup plus rapide que ne le sera jamais un humain, il reste plus simple que tout le monde ait les mêmes documents et les procédures d’embauche à respecter.

Quoi ?

On parle de la D.P.A.E. ou la Déclaration Préalable à l’Embauche.

C’est une déclaration officielle et obligatoire à laquelle toutes les entreprises doivent se soumettre. Ou plutôt tous les employeurs, entreprises ou particuliers (pour l’embauche du personnel de maison par exemple).

Dans ce document on retrouve

Mais aussi

… ainsi que d’autres informations spécifiques à la personne nouvellement embauchée.

Quand ?

La D.P.A.E. doit être réalisée au moins 8 jours calendaires avant la date prévue du contrat de travail pour l’embauche.
-> l’employeur doit dont anticiper la prise de poste.

Comment ?

La DPAE peut être effectuée en ligne sur le site de l’URSSAF, sur net-entreprise.fr ou tout autre moyen validé par l’administration.

La DPAE est parfois faite de manière automatique, via le logiciel de gestion de paie. La saisie des informations pour la paie, générant automatiquement, le formulaire pour l’URSSAF.

Il est néanmoins toujours possible de faire sa déclaration par courrier postal en téléchargeant le CERFA et le renvoyant à l’URSSAF dont dépend l’entreprise.

Mais …

la dématérialisation est néanmoins obligatoire pour les entreprises réalisant plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile. Cette obligation se rapporte à l’année suivant ces déclarations.

Et après ?

L’employeur reçoit un accusé de réception qui atteste de la bonne réception de la déclaration par les organismes sociaux.

Si nécessaire, cette démarche permet à l’employeur d’obtenir un numéro d’immatriculation auprès de l’URSSAF.

Et sinon ?

Dans le cas où l’entreprise ne respecterait pas cette obligation, l’entreprise peut être sanctionnée :

• des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration
• des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti
• des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de D.P.A.E. est assimilée à un délit de travail dissimulé (dissimulation d’emploi salarié).

Dans le cas où le travail dissimulé est avéré, l’employeur s’expose à une amende et à une peine d’emprisonnement :

• s’il s’agit d’une personne physique :
  • 45 000 € d’amende
  • et 3 ans d’emprisonnement
• s’il s’agit d’une personne morale :
  • 225 000 € d’amende
  • et un placement sous surveillance judiciaire

Il est donc indispensable de respecter ce délai.

En synthèse :

Quoi : déclaration d’embauche

Qui : tous les employeurs

Où : à l’URSSAF

Quand : 8 jours minimum avant la prise de poste

Comment : en ligne ou par papier